//Kooperation mit Stabstelle Hochschulplanung & Informationsmanagement für IBM Cognos Analytics

Kooperation mit Stabstelle Hochschulplanung & Informationsmanagement für IBM Cognos Analytics

Im Projekt ProDig@Students setzen wir ein Workflow Management System namens Camunda ein, um die digitalen Prozesse zu steuern und IT-Dienste der Universität anzubinden. So können beispielsweise die Abschlussarbeiten im Löwenportal angemeldet werden, da das Löwenportal eine Nachricht an das Workflow Management System sendet, welches eine neue Prozessinstanz startet. Mit der Anbindung von universitäten IT-Systemen können beispielsweise Stammdaten von Studierenden bei der Anmeldung, automatisch anhand der Matrikelnummer, ermittelt werden.

Die Nutzer des Workflow Management Systems, bspw. die Mitarbeiter des WiWi Prüfungsamtes, interagieren mit den laufenden Prozessinstanzen über die Camunda Tasklist – sieht aus wie Outlook, nur mit Aufgaben anstatt E-Mails.

Die Camunda Tasklist mit laufenden Prozessinstanzen des WiWi Abschlussarbeiten-Prozesses. Aus Datenschutzgründen zensiert.

Diese Übersicht ist zwar zweckmäßig zur Bearbeitung der Aufgaben, jedoch wird es bei vielen laufenden Prozessinstanzen schnell unübersichtlich. Eine zweite Ansicht auf die Prozessinstanzen ist notwendig. Dazu haben wir in einer Prototypen-Phase ein web-basiertes Werkzeug entwickelt, welches in einer einfachen tabellarischen Darstellung die Instantzen anzeigt. Dieses Tool wurde positiv angenommen vom WiWi Prüfungsamt, jedoch ist der Entwicklungsaufwand für uns sehr hoch. Trotz des schlichten Äußeren müssen komplexe Anfragen an die Datenbank unseres Workflow Mangenent System Camunda gestellt werden, um die korreten Informationen zu erhalten. Unser Prototyp skaliert also für weitere Prozesse und Prozessveränderungen nicht ausreichend gut.

Hier kann das Projekt ProDig@Students glücklicherweise mit der Stabsstelle für Hochschulplanung und Informationsmanagement der MLU, geleitet von Fr. Dr. Csuk, zusammenarbeiten. Dort wird aktuell die Business Intelligence-Software IBM Cognos Analytics im Rahmen des Projekts Hochschulübergreifendes Berichtswesen (IMS) eingeführt. Dieses Werkzeug extrahiert, transformiert und lädt Daten in ein Data Warehouse und kann dann genutzt werden, um schnell und unkompliziert Übersicht dieser Daten zu erstellen.

Seit November 2019 besteht fortführend eine enge Zusammenarbeit mit der Stabsstelle für Hochschulplanung und Informationsmanagement: als erster Pilot erhält der Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik, insb. Betriebliches Informationsmanagement im Rahmen des Projekts ProDig@Students eine feste Anbindung an das Informationsmanagementsystem der MLU. Die Kosten für eine dauerhafte Autoren-Lizenz sowie drei zusätzliche Test-Lizenzen werden von der Stabsstelle für Hochschulplanung und Informationsmanagement übernommen. Ebenso werden die notwendigen personelle Ressourcen und die IT-Infrastruktur zur Verfügung gestellt. So wurde durch die Mitarbeiter der Stabstelle die Datenbank unseres Workflow Management Systems angebunden, die Daten passend transformiert und im Data Warehouse zur Verfügung gestellt. Mit IBM Cognos Analytics konnten wir nun die Übersicht der laufenden Prozessinstanzen mit sehr viel weniger Aufwand in kurzer Zeit nachbilden.

Die Übersicht der laufenden Prozessinstanzen des WiWi Abschlussarbeiten-Prozesses. Aus Datenschutzgründen zensiert.

Der große Vorteil dieses neuen Werkzeugs ist, dass neue Übersichten für neue Prozesse und Anpassungen bei Prozessveränderungen schnell umgesetzt werden können – das Werkzeug skaliert gut. Damit ist das Problem der Erstellung von Übersichten auch nachhaltig gelöst.

Wir danken der Stabsstelle für Hochschulplanung und Informationsmanagement für die schnelle Einrichtung des Systems, die Bereitstellung von Ressourcen und besonders die Übernahme von Lizenzkosten und freuen uns schon bald mehr Reports damit zu bauen!

By |2020-06-04T10:52:54+02:00Mai 5th, 2020|Allgemein|Kommentare deaktiviert für Kooperation mit Stabstelle Hochschulplanung & Informationsmanagement für IBM Cognos Analytics

About the Author:

Johannes Damarowsky ist als Projekt- und Prozessmanager im HSP-Projekt ProDig@Students tätig.